داشبورد مدیریت پروژه چیست و چه مزایای دارد؟

داشتن یک دید جامع از وضعیت فعلی شرکت یا کسب‌وکارتان می‌تواند به شما در مشخص‌کردن استراتژی‌های آینده کمک کند. مدیران همواره به دنبال راه‌هایی هستند تا به چنین دید بصری و جامعی دست پیدا کنند. یکی از بهترین و مناسب‌ترین راه‌ها برای داشتن دید بصری نسبت به آمار و ارقام شرکت، استفاده از داشبوردهای مدیریتی است. ما در این مقاله قصد داریم تا نکات بسیار مهمی را در خصوص داشبوردهای مدیریتی بیان کنیم و به این سؤال پاسخ دهیم که داشبورد مدیریتی چیست؟

داشبورد مدیریت پروژه چیست؟

داشبورد مدیریتی یا داشبورد مدیریت پروژه یک نرم‌افزار جامع مدیریتی است که می‌تواند اطلاعات، نمودارها، آمارها و داده‌های بسیار مهمی را در خصوص یک پروژه یا استراتژی با شاخص‌های کلیدی عملکرد یا KPI ترکیب کرده و به کاربران ارائه ‌کند. ازاین‌رو، می‌توان گفت افرادی که معنی داشبوردهای مدیریتی را درک کرده‌اند و از انواع داشبوردهای مدیریتی موجود در بازار استفاده می‌کنند، می‌توانند به‌سرعت بهره‌وری عملکرد پروژه خود را افزایش دهند.

اما دلیل استفاده از داشبورد مدیریتی چیست؟ باید گفت که داشبوردهای مدیریتی برای بخش‌هایی مناسب است که به دنبال نظارت بر پروژه‌ها، استراتژی‌ها، کمپین‌ها، روندهای حال یا گذشته و غیره شرکت هستند و می‌خواهند به نحوی باعث هوشمندتر شدن سازمان‌ها یا شرکت‌ها شوند. داشبورد مدیریتی یک نرم‌افزار بسیار کاربردی است که به دلیل دسترسی بسیار ساده، انعطاف‌پذیری بالا و قابلیت استفاده توسط افراد مختلف، محبوبیت بسیار زیادی پیدا کرده است.

داشبوردهای مدیریتی آمار و اطلاعات مهمی را نشان خواهند داد

نمونه‌های داشبورد مدیریت پروژه:

اگر قصد دارید تا با مفهوم داشبوردهای مدیریتی آشنا شوید و بدانید که داشبوردهای مدیریتی چیست، بد نیست نگاهی به نمونه‌های انواع داشبوردهای مدیریتی بیندازید. یک داشبورد مدیریتی می‌تواند اطلاعات بسیار مفیدی را در خصوص شاخص‌های عملکردی در اختیار مدیران و صاحبان کسب‌وکار قرار دهد. به همین دلیل در زمینه‌های مختلفی مورد استفاده قرار می‌گیرد.

برخی از انواع داشبوردهای مدیریتی که به‌عنوان نمونه مورد بررسی ما قرار گرفته‌اند، موارد زیر هستند:

 داشبورد مدیریت پروژه درآمد و مشتری:

یکی از انواع داشبوردهای مدیریتی، داشبورد مدیریت پروژه درآمد و مشتری است. این داشبورد مدیریتی بر درآمد کل یک سازمان و نحوه مشارکت هر مشتری تمرکز دارد. داده‌های کلیدی نمایش داده ‌شده در این داشبورد مدیریتی شامل متوسط درآمد به‌ازای هر مشتری، تعداد مشتریان، هزینه جذب هر مشتری و درآمد کل است. آن دسته از افرادی که با معنی داشبورد مدیریتی مبتنی بر درآمد و مشتری آشنایی دارند، می‌توانند به‌سرعت تشخیص دهند که چه زمانی پیشرفت حاصل خواهد شد.

داشبورد مدیریت پروژه نقدی:

از جمله داشبوردهای مدیریتی مالی، داشبورد مدیریت پروژه نقدی است که مدیران مالی می‌توانند از آن استفاده کنند. این مدل از داشبوردهای مدیریتی می‌تواند برای پیگیری هزینه‌های نقدی استفاده شود و به‌راحتی موجودی نقدی به همراه ورودی و خروجی وجه نقد در ماه جاری را نمایش دهد. ازاین‌رو، به کمک بخش‌های مختلف انواع داشبوردهای مدیریتی مبتنی بر وجه نقد، می‌توان وضعیت فعلی را بهبود بخشید، از نسبت جاری بین دارایی‌ها و بدهی‌های شرکت مطلع شد و اطلاعاتی را از نحوه پرداخت بدهی‌ها کسب کرد.

داشبورد مدیریت پروژه فروش:

اگر پروژه مورد نظر شما نیاز به ردیابی آمار فروش دارد، بدون شک باید از این داشبوردهای مدیریتی استفاده کنید. به کمک داشبوردهای مدیریتی مبتنی بر فروش می‌توانید بر میزان زمان حضور مشتریان، میانگین درآمد هر واحد، هزینه‌های جذب مشتری، رشد فروش و اهداف مورد نظر فروش نظارت داشته باشید. داشبوردهای مدیریتی مبتنی بر فروش به طور منظم تمامی اطلاعات ارزشمندی را که یک مدیر برای نظارت بر عملکرد فروش یک پروژه نیاز دارد، در اختیار او قرار خواهد داد.

از دیگر انواع داشبوردهای مدیریتی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
• داشبورد مدیریت پروژه تحلیل وب
• داشبورد مدیریت پروژه فناوری اطلاعات
• داشبورد مدیریت پروژه استخدام
• داشبورد مدیریت پروژه رضایت مشتری
• داشبورد مدیریت پروژه تدارکات
• داشبورد مدیریت پروژه بیمارستان
• داشبورد مدیریت پروژه حمل‌ونقل

استفاده از داشبوردهای مدیریتی مزایای زیادی خواهد داشت

مزایای داشبوردهای مدیریت پروژه:

حال که با معنی داشبوردهای مدیریتی آشنا شدید، شاید پی برده باشید که مزایای داشبوردهای مدیریتی چیست. داشبورد مدیریتی دارای قابلیت‌های بسیار منحصربه‌فردی بوده که استفاده از آن‌ را برای تمامی کسب‌وکارها الزامی کرده است. از مهم‌ترین مزایای انواع داشبوردهای مدیریتی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• داشبوردهای مدیریتی به شما کمک می‌کند تا فرایندهای پیچیده را به‌سادگی مدیریت کنید.
• داشبوردهای مدیریتی به شما امکان می‌دهند تا اطلاعات بخش‌های مختلف سازمان خود را ادغام کنید.
• به کمک انواع داشبوردهای مدیریتی می‌توانید اطلاعات کلیدی را از تمامی برنامه‌های نرم‌افزاری به یک برنامه منتقل کنید.
• داشبوردهای مدیریتی به شما امکان دسترسی سریع و فوری به اطلاعات حیاتی را می‌دهد.
• به کمک انواع داشبوردهای مدیریتی می‌توان تصویر واضحی از نحوه انجام پروژه‌های کلیدی خود داشته باشید.
• داشبوردهای مدیریتی به شما کمک می‌کنند تا جلسات مدیریتی و سایر اقدامات خود را پیگیری کنید.

چگونه یک داشبورد مدیریت پروژه ایجاد کنیم؟

حال که با معنی داشبورد مدیریتی آشنا شدید، باید بدانید که مسیر ایجاد یک داشبورد مدیریتی چیست. اگر شما هم قصد داشته باشید که یکی از انواع داشبوردهای مدیریتی را ایجاد کنید، باید به نکات زیر توجه داشته باشید:

• داشبوردهای مدیریتی مورد نظر شما باید قابلیت درک توسط تمامی افراد را داشته باشد.
• همچنین این داشبوردهای مدیریتی باید قابلیت استفاده مناسبی داشته باشد.
• برای اینکه به بهترین نتایج دست پیدا کنید، نیاز است تا مجموعه مناسبی از شاخص‌های کلیدی عملکرد را مد نظر قرار دهید.
• همچنین می‌توانید از داشبوردهای استراتژیک و عملیاتی بهره بگیرید.
• داشبوردهای مدیریتی خود را سفارشی کنید.
• سعی کنید تا بینش‌های عملی را استخراج کنید و فرایند کار با این داشبوردها را یاد بگیرید.
• بهتر است تا از نرم‌افزارهای داشبورد مدیریت پروژه حرفه‌ای استفاده کنید.

استفاده از داده‌های کاربردی در داشبورد مدیریت پروژه

بهترین تمرین هنگام استفاده از انواع داشبوردهای مدیریتی:

تا بدین جا به‌خوبی متوجه شدید که داشبورد مدیریتی چیست و چه مزایای در استفاده از آن‌ها نهفته است. داشبوردهای مدیریتی باید حاوی اطلاعات کامل و کافی باشند؛ اما نباید این اطلاعات بیش از اندازه باشند و مانع از نمایش هرچه کارآمدتر اطلاعات حیاتی شوند. بسیار مهم است که بدانید چگونه یک گرافیک مناسب را برای نمایش بصری هر یک از اطلاعات مهم خود انتخاب کنید.

رنگ‌ها یکی از عناصری هستند که در این زمینه به شما کمک فراوانی می‌کنند؛ اما باید مراقب باشید که وضوح آن‌ها بیش از اندازه نباشد. شما می‌توانید اطلاعاتی را که به کمک انواع داشبوردهای مدیریتی به دست آورده‌اید، با اعضای تیم خود به اشتراک بگذارید و با کمک همه کارکنان و افراد دست به چینش استراتژی‌های هدفمند بزنید.

انتخاب شاخص‌ها برای داشبوردهای مدیریتی

درصورتی‌که می‌خواهید بدانید شاخص‌های مناسب برای داشبوردهای مدیریتی چیست، نیاز است تا زنجیره‌ای از فرایندهای خود را تجزیه‌وتحلیل کنید. همچنین حوزه‌هایی را که باعث افزایش ارزش و اعتبار کسب‌وکارتان می‌شود، شناسایی کنید. بخشی از این حوزه‌ها می‌توانند آن بخش‌هایی باشند که ارزش بیشتری را به مشتری‌های نهایی شما ارائه می‌کنند. تنظیم شاخص‌های کلیدی عملکرد برای فرایندهایی که به کسب‌وکار شما مرتبط نیستند، تنها داشبوردهای مدیریتی را پر می‌کنند و به تصمیم‌گیری شما کمک نمی‌کنند.

باید به این نکته نیز توجه داشته باشید که شاخص‌های کلیدی عملکرد داشبوردهای مدیریتی باید به ‌راحتی قابل ‌اندازه‌گیری باشند. بدین صورت، امکان بروز خطای کالیبراسیون در آن‌ها بسیار پایین خواهد آمد. ازاین‌رو، باید مد نظر داشته باشید که تنها شاخص‌هایی را برای داشبوردهای مدیریتی خود انتخاب کنید که ارزش و اعتباری حیاتی به شما ارائه می‌کنند.

وجود ویژگی‌های مختلف و منحصربه‌فرد در داشبوردهای مدیریتی

ویژگی‌های کلیدی داشبورد مدیریت پروژه:

برای درک هرچه بیشتر معنی داشبوردهای مدیریتی، نیاز است تا به ویژگی‌های کلیدی آن‌ها نیز اشاره کنیم. از جمله مهم‌ترین ویژگی‌های کلیدی داشبوردهای مدیریتی عبارت‌اند از:

• چشمگیر بودن
• دارای تعادل از نظر بصری
• انتخاب هوشمندانه شاخص‌های کلیدی عملکرد
• ساده و قابل ‌درک
• در دسترس ‌بودن
• کاربرپسند بودن
• متناسب با اهداف شما و مشتریان

انواع داشبوردهای مدیریتی:

تمامی کسب‌وکارها، صرف ‌نظر از وسعت و اندازه‌شان، باید از مزایا و ویژگی‌های کلیدی داشبوردهای مدیریتی استفاده کنند. ازاین‌رو، هرکدام از شرکت‌ها بسته به اهداف و وظایف خود می‌توانند یکی از انواع داشبوردهای مدیریتی زیر را برای رسیدن به نتایج موردنظرشان استفاده کنند:

داشبوردهای مدیریتی استراتژیک:

داشبوردهای مدیریتی استراتژیک تمرکز اصلی خود را روی استراتژی‌هایی خواهد گذاشت که نیاز به پیاده‌سازی طولانی‌مدت دارند. همچنین این داشبورد توجه زیادی به معیارها و ارزش‌های سطح بالا خواهد داشت.

داشبوردهای عملیاتی:

داشبوردهای مدیریتی عملیاتی بیشتر مناسب آن دسته از فعالیت‌هایی است که نیاز به پیاده‌سازی در دوره‌های زمانی کوتاه‌تری دارند و تمرکز خودش را روی فرایندهای عملیاتی قرار خواهد داد.

داشبوردهای تحلیلی:

داشبوردهای مدیریتی تحلیلی حاوی داده‌های ایجاد شده زیادی برای استفاده تحلیل‌گران خواهد بود.

داشبوردهای تاکتیکی:

داشبوردهای مدیریتی تاکتیکی برای مدیریت سریع‌تر در تصمیم‌گیری کاربرد خواهد داشت.

بهترین داشبوردهای مدیریتی:

امروزه داشبوردهای مدیریتی بسیار مختلفی در بازار موجود هستند که می‌توانید بسته به اهداف یا حوزه کاری خود یکی از آن‌ها را مورد استفاده قرار دهید. در این میان آشنایی با معنی داشبوردهای مدیریتی جهت انتخاب بهترین نوع آن اهمیت زیادی دارد. پس بهترین داشبوردهای مدیریتی چیست؟ به یاد داشته باشید که بهترین داشبورد مدیریتی داشبوردی نیست که اطلاعات بیشتری را به شما نشان دهد. در عوض بهترین داشبوردهای مدیریتی داشبوردی است که اساسی‌ترین و مهم‌ترین اطلاعات را در اختیار شما قرار دهد.

همچنین داشبورد مورد نظر شما باید تمامی ویژگی‌های یک داشبورد هوشمند مانند سادگی، در دسترس ‌بودن، قابلیت درک و غیره را داشته باشد. با تهیه یک داشبورد مدیریتی هوشمند و کارآمد می‌توانید مطمئن باشید که به اهدافتان دست پیدا می‌کنید و بهره‌وری کسب‌وکارتان ارتقا می‌یابد.

نتیجه‌گیری:

داشبورد مدیریتی نرم‌افزاری است که با در اختیار قرار دادن اطلاعات کلیدی و ارزشمند کسب‌وکارتان می‌تواند به شما در رسیدن به موفقیت و بهره‌وری بیشتر کمک کند. از معنی داشبوردهای مدیریتی می‌توان متوجه شد که این ابزار می‌تواند در تجزیه ‌و تحلیل اطلاعات کسب‌وکارها بسیار مفید واقع شود. داشبوردهای مدیریتی دارای انواع بسیار مختلفی هستند که بسته به حوزه کاری خود می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید. به یاد داشته باشید که بهترین داشبوردهای مدیریتی، داشبوردی است که اطلاعات مورد نظر شما را در عین سادگی در اختیارتان قرار دهد.

سؤالات متداول:

چه چیزی باید در داشبوردهای مدیریت گنجانده شود؟

در داشبوردهای مدیریتی باید اطلاعات ارزشمند و حیاتی که برای کسب‌وکارتان اهمیت دارد، قرار داشته باشد.

چگونه یک داشبورد مدیریت ایجاد کنم؟

برای ایجاد یک داشبورد مدیریتی باید توجه داشته باشید که داشبورد مورد نظر قابلیت درک و استفاده مناسبی داشته باشد و شاخص‌های کلیدی عملکرد مناسبی را نشان دهد.

مدیران از کدام داشبورد استفاده می‌کنند؟

به طور کلی، مدیران از داشبوردهای مدیریتی استفاده خواهند کرد که در راستای اهداف سازمان‌های آن‌ها باشد.

مزیت داشبورد چیست؟

ارائه اطلاعات شفاف و قابل ‌درک، قابلیت انعطاف‌پذیری و سفارشی‌سازی و در دسترس ‌بودن از مهم‌ترین مزایای داشبوردهای مدیریتی است.

داشبورد استراتژیک چیست؟

این داشبوردها بر استراتژی‌های بلندمدت و معیارهای سطح بالا متمرکز خواهند بود.