جلسه بازاندیشی اسپرینت (Sprint Retrospective)، فرصتی که باید خوب استفاده شود!

معرفی جلسه ی بازاندیشی اسپرینت (Sprint Retrospective)

جلسه ی بازاندیشی اسپرینت (Sprint Retrospective)، جلسه ایست که با حضور تمام اعضای تیم اسکرام در انتهای هر اسپرینت، بعد از جلسه‌ی بازبینی اسپرینت (Sprint Review) و قبل از جلسه‌ی برنامه ریزی اسپرینت بعدی (Sprint Planning) برگزار می‌گردد. مدت زمان این جلسه بسته به تعداد افراد تیم و طول اسپرینت متفاوت می باشد ولی در حالت تیم استاندارد اسکرامی (۱۰ نفر یا کمتر) برای اسپرینت یک ماهه، حداکثر سه ساعت خواهد بود که در نتیجه، برای اسپرینت های کوتاهتر، این زمان نیز کمتر می باشد.

چرا جلسه‌ی بازاندیشی؟

همانطور که می دانیم چهارچوب اسکرام بر پایه‌ی نظریه‌ی تجربه گرایی(Empiricism) بنا شده است. نظریه‌ی تجربه گرایی شامل سه اصل Transparency شفافیت، Inspection بازرسی، Adaption تطبیق می باشد.

در بازاندیشی اسپرینت (Sprint Retrospective ) تیم اسکرام در شفافیت کامل، چگونگی پیشرفت اسپرینت قبل را، با توجه به افراد، تعاملات، فرایندها، ابزارها و تعریف کار تکمیل شده(Definition of Done) ، بازرسی می‌نماید. تیم اسکرام در این جلسه در مورد مواردی که خوب پیش رفت یا خوب پیش نرفت و راه حل هایی که پیدا شد و یا نشد، بحث و تبادل نظر می‌کند، در نتیجه‌ی این جلسه، تصمیمات و اقداماتی توسط تیم اجرا می شود که منجر به تطبیق عملکرد، پیشرفت و بهبود مستمر خواهد شد.

در اصل دوازدهم بیانیه ی چابک (Agile Manifesto) اشاره شده:

اعضای تیم چابک در فواصل منظم، در مورد این‌ که چگونه مؤثرتر عمل کنند، با یکدیگر بحث و تبادل نظر می‌کنند. سپس رفتار خود را متناسب با آن تطبیق می دهند.

آنچه در بازاندیشی اسپرینت(Sprint Retrospective) انجام می شود در واقع اجرای همین اصل دوازدهم بیانیه چابک می باشد.

در صورت اجرای درست بازاندیشی اسپرینت(Sprint Retrospective) ، نتیجه زیر در تیم به وجود می‌آید:

• شفافیت
• ایجاد فضای تعاملی و همکاری
• شناسایی زودهنگام موضوعات منتهی به ریسک
• پیشرفت

نحوه اجرای بازاندیشی اسپرینت

برای برگزاری یک جلسه ی بازاندیشی (Sprint Retrospective) خوب، لازم است تا مراحلی را حتما اجرا نماییم:

آماده سازی اجرای جلسه بازاندیشی اسپرینت:

فراهم آوردن فضایی تا افراد آماده بازاندیشی درخصوص اسپرینت گذشته باشند، هدف جلسه را بدانند و دور از قضاوت ها و فضاهای فکری این چنینی، اماده برای مکالمه و حاضر درلحظه باشند.

جمع آوری و ارائه اطلاعات در جلسه:

کمک به اعضای تیم در یاداوری آنچه در اسپرینت گذشته رخ داده است با ارائه اطلاعات و گزارش هایی از وضعیت اسپرینت گذشته شامل سرعت تیم، میزان خطاهای مشاهده شده در کار، درصد کار انجام شده و اتفاقات تاثیرگذارکه طی اسپرینت گذشته رخ داده است.

جمع آوری این اطلاعات از تیم که در اسپرینتی که پشت سر گذاشته شد، چه اتفاقاتی رخ داده که بر اسپرینت تاثیر داشته است، چه تجاربی داشتند، با چه موقعیت ها (خوب یا بد) یا موانعی روبرو شدند و به طور کلی هر آنچه در اسپرینت گذشته اعضای تیم در آن مشارکت داشتند یا با آن مواجه شدند، مطرح می شود. در این قسمت می توان از تکنیک های محتلف برگزاری جلسه ی ریترو مثل Sail boat استفاده نمود.

جمع بندی، تحلیل و به وجود آوردن آگاهی نسبت به موضوعات مطرح شده:

عمیق تر شدن در موضوعات مطرح شده، شناسایی علت ها و ریشه های اتفاقات، شناسایی الگو های مشترک بین موارد بیان شده ، تحلیل و بررسی موضوعات مطرح شده و ترسیم یک تصویر کلی از شرایط اسپرینت گذشته. تکنیک Fishbone برای دسته بندی و شناخت چرایی موضوعات می تواند در این بخش استفاده شود.

تصمیم به اجرای راهکارها

انتخاب یک یا دو موضوع که جهت بهبود، تیم در اسپرینت آینده روی آنها کار می کند. چند راهکاری که اگر اعضای تیم دوباره شروع به کار کنند، انجام می دهند و موجب بهتر شدن شرایط فعلی خواهد بود،برای انتخاب راهکارها در جلسه می توان از تکنیک Dot Voting استفاده نمود.

بستن جلسه بازاندیشی اسپرینت

جمع بندی موضوعات جلسه، تاکید به پیگیری راه حل های انتخاب شده ی این جلسه، فیدبک گرفتن درخصوص خود جلسه ی بازاندیشی که برگزار شد و تشکر از حاضرین

نمونه تجربه های ناموفق برگزاری جلسه بازاندیشی اسپرینت

1. عدم احساس امنیت تیم برای صحبت کردن در جلسات بازاندیشی
2. حضور مدیران شرکت یا افرادی خارج از تیم در جلسات بازاندیشی
3. سکوت زیاد و عدم تمایل افراد به مشارکت در جلسه بازاندیشی
4. نا امیدی از تاثیرگذار بودن جلسات بازاندیشی
5. برگزار نکردن جلسات بازاندیشی به دلیل کمبود وقت
6. برگزاری جلسات بازاندیشی به صورت نمایشی و در زمان بسیار کوتاه
7. تبدیل جلسات به زمانی برای ابراز تاسف ، ناامیدی و ناراحتی
8. تبدیل همیشگی جلسات بازاندیشی به جلسات تقدیر و تشکر
9. خروج از جلسه بازاندیشی بدون جمع بندی و انتخاب چند راهکار اجرایی
10. خروج از جلسه بازاندیشی بدون مشخص بودن افرادی که راهکارهای انتخابی جلسه را انجام خواهند داد
11. مستند نکردن جلسات
12. عدم رعایت محدوده زمانی (Timebox) جلسه
13. تبدیل شدن جلسه بازاندیشی به جلساتی تهاجمی و سرزنش یکدیگر

روش هایی که به بهتر برگزار شدن جلسه بازاندیشی اسپرینت کمک می کند

۱.استفاده از سوالاتی که یخ افراد را می شکاند (Icebreaking Questions) در ابتدای جلسه، هنگام آماده سازی:

این سوالات از بهترین راهها برای مشارکت تیم و باز شدن گارد اولیه ی افراد می باشد

این سوالات باید ۴ شرط زیر را رعایت کنند تا بهترین نتیجه را داشته باشند:

اجازه دهند افراد خودشان را ابراز کنند
با یک مثال شروع کنید و اول پاسخ دهید
سوال را ساده نگه دارید
سعی کنید خوش بگذرد

مثال: اگر اسپرینتی که پشت سرگذاشتیم آب و هوا داشت برای شما چه شکلی بود؟

مثلا برای من آب و هوای اسپرینت گذشته طوفانی بود !

۲.از تکنیک های مختلف برای جلسات بازاندیشی (Retrospective) استفاده کنید:

برای اینکه به تیمتان کمک کنید تا هر اسپرینت کنار هم رشد و پیشرفت را تجربه کنند، در جلسات بازاندیشی از موضوعات منحرف نشده و پذیرش جلسات بازاندیشی را در تیم تسهیل نمایید، می توانید از تکنیک هایی مثل : Sailboat ، Mad Glad Sad ، High Way Drive، ۶Hat و بسیاری تکنیک های دیگر که قابل جستجو و اجرا هستند استفاده نمایید.