تیم های خود سازمانده در اسکرام چه تیم هایی هستند؟

تیم های خود‌‌‌سازمانده در اسکرام چه تیم هایی هستند؟

تیم های خود‌‌سازمانده در اسکرام، تیمیست که خودمختاری لازم برای انتخاب چگونگی انجام کارش را دارد، بر خلاف مدل های سنتی مدیریت، به جای اینکه توسط شخصی خارج از تیم و از بالا هدایت و کنترل شود، افراد تیم توانمند شده در تمامی تمرین ها و رویدادهای اسکرام به شکل فعالانه و جمعی مشارکت می کنند و به هدایت تیم می پردازند.
تیم های خودسازمانده، این خودمختاری را دارند که تصمیم گیری کنند و خودشان مالکیت کارشان را برعهده بگیرند و در نتیجه، چنین تیمهایی بیشتر خودانگیخته می شوند و به دنبال پذیرش مسئولیت های بیشتر رفته و ارزش های بزرگتری را به وجود می آورند.
استیون کاوی در کتاب هفت عادت مردمان موثر می گوید: نمی توانید افراد را در قبال نتایج مسئول نگه دارید و خودتان روشهای انجام کاررا انتخاب کنید، در این حالت، شما مسئول نتایج آنها می شوید و ناچارا قوانین جایگزین قضاوت انسانی، خلاقیت و مسئولیت پذیری می شود.

برخلاف بسیاری تیم های سنتی ، تیم های خود‌‌سازمانده در اسکرام، برای تخصیص کار، منتظر مدیران نیستند، به جای آن، تمام کارهای مورد نیاز را شناسایی می کنند، کارهایی که باید انجام شود را اولویت بندی می کنند و برنامه های زمانی را خودشان مدیریت می کنند.هر عضو تیم خودسازمانده لیست کارهای در حال انتظار را با هدف آگاهی از اینکه چه کارهایی برای کل تیم باقی مانده است و نه فقط برای هر نفر بررسی می کند وبرای ادامه کار برنامه ریزی انجام میدهد. در این تیم ها به جای آنکه مدیر کارها را جهت انجام به تیم وارد کند، افراد تصمیم می گیرند که روی کدام موارد کار کنند.
در خصوص نقش اسکرام مستر در چنین تیم هایی، احتمالا عبارت رهبر حدمتگزار، برایتان آشناست. رهبر خدمتگزار، با تمرکز بر نیازهای تیم اسکرام، به نتیجه دلخواه دست می یابد.
از آنجاییکه در تیم های خودسازمانده مدیری برای اشراف و تسلط بر همه ی امور وجود ندارد، معمولا یک مربی در تیم برای کمک و راهنمایی افراد وجود دارد.

مزیت هایی که تیم های خودسازمانده به همراه خواهند داشت

همکاری فزاینده

به جای آنکه منتظر شوند تا مدیری کارها را به افراد تخصیص دهد و بعد مشغول انجام آن کارها شوند،هرعضو تیم با دیگران تعامل می کند و باهم تصمیم می گیرند که کار چطور توزیع و انجام شود، که این موضوع به همکاری دائم، حل مسئله و برنامه ریزی نیاز دارد. این روش از سیلویی کار کردن افراد تیم، جلوگیری می نماید و تضمین می کند که همه در فرایند توسعه هم مسیر هستند.

• یادگیری از همکاران و افراد با تجربه تر

همکاری بیشتر فرصت های بیشتری را فراهم می کند تا اعضای تیم به هم گوش دهند از طریق طوفان فکری، برنامه ریزی و فرایند حل مسئله از هم یاد بگیرند. این روش، ممکن است به ارتباط ارزشمند مربیگری منتهی شود.

• مالکیت تیم

زمانی که افراد برای تصمیم گیری توانمند شدند، در تصمیمات مشارکت کردند و تصمیمات را ساختند، احتمال بیشتری وجود دارد که به سرمایه گذاری در تصمیمات اتخاذ شده بپردازند و برای رسیدن به هدف ها تلاش کنند. این موضوع، منجر به مشارکت و بهره وری بیشتر در تیم خواهد شد.

• تیم سازی

هرچه افراد بیشتر باهم کار کنند، بیشتر به هم نزدیک می شوند، بجای اینکه اعضای تیم به تنهایی، کارهای تخصیص داده شده شان را تمام کنند، باهم به شکل نزدیک کار می کنند تا به اهدافشان برسند. این فرایند بیشتر مبتنی بر همکاریست و به احترام و اعتماد منتهی خواهد شد.

چطور به تیم های خودسازمانده در اسکرام کمک کنیم تا موفق شوند

آموزش کافی

مطمئن شوید که تیم توسعه، توانایی های بالایی دارد و به خوبی در یک چهارچوب خودسازمانده آموزش دیده است، تیم های اسکرام فراوظیفه ای هستند بنابراین هر عضوی از تیم باید مجموعه ای از توانایی ها داشته باشد که نیازمندی های هدف محصول را برآورده کند.

آموزش های مستمر درخصوص توانایی های ارتباطی و فنی فراهم کنید، این آموزش ها تضمین کننده ی ایجاد شایستگی و موجب اثربخشی درهمکاری ها و تعاملات تیم است. این آموزش ها موجب پیشرفت دائمی تیم خواهند بود.

لازم است اسکرام مسترها نیز، با آموزش های لازم به آموزش دهندگان و مربیان حرفه ای تبدیل شوند تا یاد بگیرند چطور یک تیم منسجم موفق خود سازمانده را بسازند.

• مربی گری (Coaching and Mentoring)

افرادی ازتیم که قبلا تجربه کار در تیم های خود‌‌سازمانده در اسکرام را نداشته اند نیاز به راهنمایی و حمایت بیشتر دارند. از تکنیک های Pairing) ( برای افزایش تیم سازی و مربیگری استفاده کنید، دونفر قرار است روی یک موضوع کار کنند، این روش به اعضای تیم این فرصت را می دهد که ببینند دیگران چطور کار می کنند ، از هم یادبگیرند، با هم تعامل کرده و به حل مسئله بپردازند.

به مرور که تیم با خودسازماندهی راحت تر می شود، نقش مربی کمرنگ تر خواهد شد.

• تعامل و همکاری را تسهیل نمایید

لازم است تا تیم های خود‌‌سازمانده در اسکرام درزمینه ی همکاری و تعامل بسیار تونا باشند.

• یک توافق تیمی برای رفع تعارضات بسازید

باهم یک توافقنامه درست کنید درمورد اینکه چطور تعارضات و موضوعات تعاملی را که ممکن است در تیم بروز کند، مدیریت کنید . ساختن یک معاهده کارتیمی، کمک می کند تا انتظارات افراد را در مورد ارتباطات و تعاملات تیم تنظیم کنید.

• نقشه راهتان را به تصویر بکشید

مصور ساختن برنامه ها باعث شفافیت شده، تیم خیلی سریع، وضعیت و پیشرفت کار را در یک نگاه متوجه می شود.

یک نمونه از کارهایی که اسکرام مستر می تواند برای کمک به خودسازمانده شدن، در تیم اجرا کند

بجای اینکه در جلسه برنامه ریزی اسپرینت کارها را به افراد تخصیص دهید، کارها را به همراه تیم شناسایی کنید و از اعضای تیم بخواهید که، خودشان، با شروع اسپرینت، از بک لاگ اسپرینت کاربردارند و در ادامه هم به محض تمام شدن کارقبلی، خودشان، کار بعدی را از بک لاگ اسپرینت بردارند. همچنین برگزاری جلسه بازاندیشی اسپرینت بسیار موثر خواهد بود.

رفتاری که با این مدل تشویق خواهد شد

1. هر عضو تیم می تواند لیست کارهای در انتظارانجام را به شکل به روز شده ببیند، تمام کارهایی که مربوط به تیم است و نه فقط کارهایی که در ابتدای اسپرینت به هر فرد تخصیص داده شده است.
2. قبل از اینکه هر فردی از تیم یک کار رابرای انجام، انتخاب کند لازم است تا به شکل خودسازمانده عمل کند، بدین معنا که بجای آنکه فقط بر بخش مربوط به خودش و کار تخصیص داده شده به خودش، تمرکز کند با سایر افراد تیم تعامل و همکاری کند و به انتخاب کار جهت انجام بپردازد.
3. این مدل یک سیستم (Pull) کششی است بجای رانشی (Push)، که در آن به جای اینکه یک نفر به افراد کار تخصیص دهد، افراد تیم تصمیم می گیرند که چه کاری را جهت انجام، انتخاب کنند.

چالش های تیم های خود‌‌سازمانده در اسکرام

1. مقاومت: رویداد های اسکرام اهمیت کمی به سبک مدیریت از بالا به پایین می دهند و نقش های مدیریتی به نقش رهبرخدمتگزار تقلیل می یابند. مدیران ارشد ممکن است پذیرای این تغییر و این سطح از خودمختاری تیم نباشند.
2. ویژگی های اخلاقی متفاوت: هر تیم از مجموعه افراد مختلفی تشکیل شده و ممکن است افراد درونگرا و برونگرای متفاوتی در یک تیم کار کنند. در تیم های سنتی، مدیر مسئول مدیریت کردن این تفاوتها بوده است ولی در تیم های خودسازمانده افراد تیم باید باهم کار کنند و کار و تعاملات خودشان را مدیریت کنند. در حالی که وجود تنوع تا حدی، برای تیم خوب است ولی تیمی که از افراد متناقض و ناسازگارتشکیل شده می تواند به شکست بینجامد.
3. تعاملات غیر سزنده: ایده ی تیم های خودسازمانده بر تعاملات سازنده در تیم بنا شده، اگر کانالهای ارتباطی مناسب در تیم وجود نداشته باشد، کل ایده شکست می خورد این موضوع بخصوص برای تیم هایی که از نظر جغرافیایی از هم دور هستند اهمیت بیشتری می یابد.
4. نبود پاسخگویی فردی: یکی از انتقاداتی که به تیم های خود‌‌سازمانده در اسکرام می شود، کم شدن کارایی و عدم پاسخگویی فردی است. از آنجاییکه تمام اعضای تیم در جلسات زمان بر زیادی شرکت می کنند، بهره وری شخصی ممکن است تحت تاثیر قرار گیرد همچنین به این خاطر که تیم های خودسازمانده به عنوان یک واحد مشترک دیده می شوند هیچ راهی وجود ندارد که بابت یک خطا، شخص خاصی پاسخگو باشد و این موضوع ، مشکل جدی ای برای ذینفعانیست که مسئول و پاسخگوی موفقیت و نتیجه ی تیم هستند.

دغدغه‌ی مدیران

در راهنمای اسکرام سال ۲۰۲۰، عبارت خودسازمانده به خود مدیریت تغییر یافت، هر دوی این عبارات می توانند ترس اینکه به تیم اجازه داده شود تا هرکاری میخواهد یا می تواند، انجام دهد، بدون اینکه کنترلی صورت بگیرد یا کمکی به تیم شود، ونهایتا منجربه از کنترل خارج شدن یا اقدام به حرکت در مسیر اشتباه شود، را به وجود بیاورد.

خوشبختانه این حوادث رخ نخواهند داد.

زمان ایجاد تیم های خودسازمانده/خود مدیریت، همچنان می توان کنترل هایی روی تیم اعمال کرد.

بعنوان مثال مدیران می توانند تصمیم بگیرند تیم چطور چیده شود: مثلا اگر مدیریت نگران است که تیم در تصمیم گیری عجله می کند ، می تواند برای رفع این نگرانی، فردی را با مدل تصمیم گیری آهسته تر و سنجیده تربه تیم اضافه کند.

تیم های خودسازمانده روی عضویت کنترلی ندارند. تیم هایی که روی انتخاب اعضا کنترل دارند ، تیم های خود طراح نام دارند و آن سطوح دیگیری از خودمختاری است که به تیم اعطا می شود.

تیم خودسازمانده/ خود مدیریت ، مختار نیست که هدف خود را انتخاب کند. زمانی که مدیریت می گوید یک وب سایت تجارت الکترونیک بساز، تیم نمی تواند به جایش تصمیم بگیرد که یک بازی ویدئویی بسازد. چنین تیم هایی که بتوانند اینگونه تصمیمات را بگیرند تیم های خودگردان نام دارند.

تیم های خودسازمانده تیم هایی هستند، با خودمختاری در خصوص اینکه چگونه کارشان را انجام دهند. همچنین به جای آنکه مدیری داشته باشند ،خودشان کنترل و پیگیری پیشرفت کارشان را انجام می دهند.

کارهای زیادی هستند که مدیران و رهبران، می توانند انجام دهند تا یک تیم خود سازمانده را هدایت کنند:

• پایه گذاری پاداش ها و مشوق های تیمی
• ایجاد یک محیط کار فیزیکی مناسب- یا تشویق همکاری مجازی درست در این روزها
• خواستار فیدبک بودن (یا تشویق تیم به این موضوع) از گروه های مختلف و در بازه های زمانی درست
• ایجاد فرهنگی که تجربه کردن را تشویق می کند یا حداقل، تجربه کردن را، تحمل می کند
• قراردادن افراد درست در تیم

چگونه افراد درست را در تیم قرار دهیم؟

• تمامی رشته های مورد نیاز در تیم های چابک را در بربگیریم

بعنوان یک تیم فراوظیفه ای لازم است تمام توانایی های لازم برای تبدیل ایده به فیچرهایی که نماینده تیم هستند را داشته باشیم.این موضوع ممکن است در ابتدا موجب اندازه بزرگ تیم شود ولی به مرور افراد از یکدیگر یادمی گیرند و مرز توانایی ها یشان را گسترش می دهند و در ادامه، افراد به تیم های دیگر منتقل می شوند.

• مخلوطی از سطوح توانایی فنی در تیم های چابک

اگر بعنوان مثال در یک تیم فقط برنامه نویس با تجربه باشد از انجام کارهای ساده خسته می شود، این درحالیست که اگر برنامه نویس تازه کار هم در تیم باشد از انجام آن کارها لذت برده و ازتعامل با برنامه نویس با تجربه، آموزش هم می بیند.

• تعادل دردانش حیطه کسب و کار در تیم های چابک

باید در توانایی دانش کسب و کار هم تعادل ایجاد کرد. داشتن افراد با دانش عمیق کسب و کار برای تیم خوب است ولی باید به اهداف بلند مدت سازمان هم توجه کرد و تمام این افراد را در یک تیم نگه نداشت.

• به دنبال تنوع در تیم های اسکرام باشیم

تنوع موارد زیادی را در بر می گیرد: جنسیت و نژاد، تنها نمونه هایی از آن هستند. شاید اهمیت این موضوع در این باشد که چطور افراد درباره مشکلات فکر می کنند، چطور تصمیم می گیرندو چقدر اطلاعات قبل از تصمیم گیری نیاز دارند.

• ماندگاری را هنگام تشکیل تیم های چابک در نظر بگیریم

مدت زمانی طول می کشد تا افراد یادبگیرند در تیم اسکرام با هم خوب کار کنند، مهم است افرادی که کنار هم خوب کار می کنند در تیم باقی بمانند و در نتیجه هنگام تشکیل تیم اسکرام توجه به این موضوع که اعضای تیم چه مدت می توانند باهم کار کنند باید مورد توجه قرار بگیرد.

با این توضیحات، مدیران نباید از اینکه تیم ها خودسازمانده شوند بترسند، آنها همچنان می توانند روی اینکه تیم چطور سازماندهی می کند تاثیر بگذارند و این تاثیر باید برای کمک به موفقیت تیم از طریق چابکی انجام شود.

برخی اعتراضات متداول به خودسازماندهی

• یک شخص سلطه گر درتیم ، تمام تصمیمات را بگیرد

یک نقش در تیم مثل راهبر فنی به واسطه ی روش های سازمانی تمام تصمیمات را بگیرد یا قبل از اینکه تیم شانس بررسی موضوعی را داشته باشد ، خواسته خودش را در خصوص آن موضوع اجبار کند. اگر چنین حالتی رخ داد، فرد سلطه گر را کنار بکشید و موضوع را با وی مطرح کنید. بگذارید بداند بهتر است حتی دربرخی مواقعی که او کار درست را می داند ، نظری ندهد تا به تیم هم شانس انتخاب و تصمیم را بدهد. از او بخواهید اگر فکر می کند تیم با دانستن نظرات او، تصمیم درست را می گیرد، فکرهایش را به عنوان یک نظر و نه تصمیم غیر قابل تغییر، بیان کند . اهمیت دارد تیم را مربی گری کنید نه به صورتی که تیم تصمیم درستی را بگیرد بلکه به صورتی که تیم در در مسیری حرکت کند که یاد بگیرد در آینده تصمیم های درست بگیرد.

• تیم انتظار دارد که اسکرام مستر رهبری کند

تیم برای خودسازمانده بودن بسیار منفعل است و به اسکرام مستر یا Coach وابسته است تا تیم را هدایت کند وتصمیمات مهم بگیرد. اگر این حالت رخ داد مطمئن شوید که تیم میداند کار اسکرام مستر این است که از تیم حمایت کند و نه اینکه برایشان تصمیم بگیرد و آنها هستند که باید تصمیم گیری کنند. اگر همزمان اسکرام مستر هستید و یک نقش دیگر هم دارید نیاز به سرکوب کردن عقایدتان و همواره ساکت ماندن نیست و می توانید نظراتتان را ابراز کنید.

• تیم برای خودسازمانده شدن هنوز بلوغ کافی را ندارد

اگر اعضای تیمی تجربه کافی برای ساختن یک محصول نرم افزاری را دارند احتمالا تجربه کافی برای خودسازماندهی خودشان را هم دارند. اگر نداشتند تیم را آموزش دهید یا مربیگری کنید.

و در نهایت ،اعمال کنترل روی تیم های خودسازمانده از طریق اینکه چه کسانی را کنار هم قرار می دهید تا تیم را شکل دهند و هدفی که به تیم می دهید انجام می شود و نه از طریق مداخله در اینکه چگونه تیم ، کارهای روزانه اش را خودسازماندهی می کند.

• جایگزین شدن خودمدیریتی (Self-Managing) در به جای خود سازماندهی (Self-organizing) راهنمای اسکرام

یکی از تغییرات راهنمای اسکرام نسخه سال ۲۰۲۰، تغییر عبارت خود سازماندهی (Self-organizing) به (Self-Managing) خود مدیریتی بود. در نسخه ۲۰۱۷ راهنمای اسکرام، خود سازمانده بودن Self-Organization ) ( به صورت زیر تعریف شده بود.

تیم های اسکرام خود سازمانده (Self-organizing) و فراوظیفه ای (Cross-Functional) هستند. تیم های خودسازمانده، به جای اینکه توسط افرادی بیرون از تیم هدایت شوند، خودشان انتخاب می کنند که چطور کار را به انجام برسانند.

در نسخه ۲۰۲۰ راهنمای اسکرام، دیگر Development Team ) (تیم توسعه وجود ندارد و بجای آن تیم اسکرام وجود دارد . زمانی که در مورد تیم اسکرام صحبت می کنیم ، (Self-Managing) خود مدیریتی ، به صورت زیر توصیف می شود:

“آنها همچنین خودمدیریت هستند ، یعنی که به شکل داخلی تصمیم میگیرند چه کسی، چه کاری را چه زمانی و چگونه انجام دهد”

با بازسازی مفهوم “تیم توسعه” و تمرکز بر “تیم اسکرام”،راهنمای اسکرام،. با تیم اسکرامی که مسئول رساندن محصولی با ارزش به دست مشتری است، و افزودن مفهوم Goal) (Product هدف محصول ، اهمیت توانمند سازی تیم ها را با تمرکز بر(Goal) هدف، شفاف تر ساخته است.

هر دوی این تغییرات، اهمیت یک تیم اسکرام که بر Product Backlog تمرکز دارد، در راستا و به دنبال هدف محصول (Product Goal) است، را پررنگ تر می سازد. تغییر به سمت خود مدیریتی به نظر جزو طبیعی ای از این هدف می باشد و این موضوع را که تیم اسکرام توانایی اینکه نه تنها کار را سازماندهی کند بلکه با توجه به هدف محصول (Product Goal) تصمیم بگیرد چه کسی (کسی که در تیم کار می کند)، چه کاری، چه زمانی و چگونه را دارد، پر رنگ تر می سازد.اسکرام همیشه این رویکرد را تشویق می کرده و راهنمای اسکرام جدید، شفافیت بیشتری را دراین خصوص فراهم می سازد.

• این بدان معنا نیست که هیچ مدیری وجود ندارد

اسکرام نمی گوید که مدیر وجود داشته باشد یا نداشته باشد، عبارت خودمدیریتی به این معناست که تیم چگونه باید کار کند، بسته به شرایط ممکن است به مدیرانی خارج از تیم نیاز باشد که در حمایت از تیم اسکرام فعالیت کنند. یا ممکن است افرادی با عنوان مدیر، داخل تیم، روی محصول کار کنند. اسکرام روی رساندن ارزش فزاینده به مشتری در راستای هدف محصول تمرکز دارد. اسکرام در این خصوص که چگونه سازمان شکل بگیرد و اینکه افراد چه عنوان های شغلی ای را داشته باشند صحبت نمی کند. اسکرام همانطور که همیشه این کاررا می کرده، تیم ها را تشویق می کند که هر صورتی از مدیریت که همسو با هدف محصول نباشد را به چالش بکشد و به تیم کمک کند تا محصول با ارزش را به دست مشتری برساند.

• آیا این بدان معناست که تیم اسکرام تمام کارهایی که قبلا به شکل سنتی توسط مدیریت انجام میشده را انجام می دهند؟

اسکرام در این خصوص نیزسکوت کرده، به این دلیل که، اینکه چه کارهایی را هر مدیری در شرایط مختلف انجام می دهد و یا ساختار سازمان چگونه است را نمی داند. در عوض، این ایده را که تیم اسکرام که مسئول رساندن محصول مفید و با ارزش به مشتری است، را توصیف می کند.

هرآنچه که تیم اسکرام انجام بدهد یا ندهد تا محصول با ارزش به دست مشتری برسد، به شرایط بستگی دارد.راهنمای اسکرام تنها بر این موضوع تاکید می کند که اگر می خواهید اسکرام موفق شود، لازم تا تیم اسکرام آزادی عمل داشته و مالکیت اینکه چه کار، چطور و چه زمانی انجام شود را داشته باشد.