در اکسل چگونه جدول بکشیم؟ آموزش گام به گام رسم جدول در اکسل

رسم جدول در اکسل کارتان را برای سازماندهی داده‌های مختلف راحت می‌کند. جدول‌ها در اکسل مانند یک دفترچه یادداشت منظم و حرفه‌ای هستند که به شما کمک می‌کنند تا اطلاعات خود را به‌شکل منظم و قابل‌فهم سازماندهی کنید. هر سلول در یک جدول، یک واحد اطلاعاتی بوده و با استفاده از ردیف‌ها و ستون‌ها، می‌توانید این واحدهای اطلاعاتی را کنار هم قرار دهید.

در این مقاله، قصد داریم به این سؤال پرتکرار پاسخ دهیم و آموزش دهیم که در اکسل چگونه جدول بکشیم و از آن برای سازماندهی و تحلیل داده‌های خود استفاده کنیم. چه دانشجو باشید یا کارمند، تحلیلگر داده یا حتی یک حسابدار، خواندن این مقاله به شما در سازماندهی، تحلیل و ارائه اطلاعات کمک خواهد کرد.

اهمیت استفاده از جداول در اکسل

داده‌ها مثل یک الماس خام در یک جدول اطلاعاتی باارزش هستند. جداول اکسل، ابزارهای قدرتمندی هستند که به شما کمک می‌کنند داده‌های خود را سازماندهی، تحلیل و مدیریت کنید. جدول کشی در اکسل اهمیت دارد؛ زیرا به‌راحتی می‌توانید از آن برای موارد زیر بهره ببرید:

• تحلیل داده
• سازماندهی داده
• قابلیت ایجاد گزارش‌های حرفه‌ای
• امکان به اشتراک‌گذاری آسان و راحت

با جداول اکسل نه‌تنها ظاهر داده‌های شما را مرتب‌تر و حرفه‌ای‌تر است، بلکه امکان انجام محاسبات پیچیده، فیلترکردن اطلاعات، ایجاد نمودار و بسیاری از کارهای دیگر را برایتان ساده می‌کند. 

آماده سازی داده ها برای ساخت جدول

برای آماده‌سازی داده‌ها و ساخت یک جدول زیبا و کاربردی در اکسل، چند نکته طلایی وجود دارد که رعایت آن‌ها کارتان را بسیار آسان‌تر می‌کند:

تعیین ساختار جدول

• ستون‌ها: هر ستون نشان‌دهنده یک نوع داده است؛ مثلاً در یک جدول فروش، ستون‌های قیمت، تعداد فروش و تاریخ فروش داریم.
• ردیف‌ها: هر ردیف نشان‌دهنده یک رکورد یا یک مورد خاص است؛ برای مثال، در جدول فروش، هر ردیف به یک فروش خاص تعلق دارد.

تایپ داده ها

• داده‌های عددی: اعداد، درصدها، تاریخ‌ها و اوقات
• داده‌های متنی: نام‌ها، آدرس‌ها، توضیحات
• داده‌های منطقی: درست یا غلط

ترتیب قرارگیری داده ها

• منطقی: داده‌های مرتبط را درکنارهم قرار دهید؛ برای مثال، در یک جدول فروش، قیمت و تعداد فروش باید درکنارهم باشند.
• ثابت: برای تمام ردیف‌ها، ترتیب ستون‌ها یکسان باشد.

پاک سازی داده ها

• حذف داده‌های تکراری: از وجود داده‌های تکراری اطمینان حاصل کنید.
• اصلاح خطاهای تایپی: خطاهای تایپی در نام‌ها، اعداد و تاریخ‌ها را اصلاح کنید.
• یکسان‌سازی واحدها: مطمئن شوید که تمام داده‌ها از یک واحد اندازه‌گیری استفاده می‌کنند.

 

 

همانطور که می‌بینید، داده‌ها به‌صورت منظم و ساختارمند در جدول قرار گرفتند و هر ستون، نشان‌دهنده یک نوع داده است. با رعایت این نکات، شما یک پایه عالی برای ساخت جدول خواهید داشت. حالا می‌توانید با خیال راحت از ابزارهای اکسل برای ایجاد یک جدول حرفه‌ای و کاربردی استفاده کنید. 

آموزش رسم جدول در اکسل

اگر می‌خواهید برای رسم جدول در اکسل خیلی ساده و سریع سراغ اصل مطلب بروید و یک جدول خشک‌وخالی بسازید، سراغ قابلیت آماده آن برای ساخت جدول بروید:

1. انتخاب محدوده داده‌ها: ابتدا سلول‌هایی را که می‌خواهید در جدول قرار دهید، انتخاب کنید.
2. ایجاد جدول: به تب Insert رفته و روی گزینه Table کلیک کنید یا کلیدهای Ctrl+T را فشار دهید.
3. تعیین محدوده جدول: اکسل به‌طور خودکار محدوده داده‌ها را انتخاب می‌کند. اگر لازم است، محدوده را تنظیم کنید. اگر می‌خواهید ردیف اول به‌عنوان سرصفحه جدول استفاده شود، گزینه «My table has headers» را فعال کنید.
4. تأیید ایجاد جدول: روی دکمه «OK» کلیک کنید.

 

 

حالا داده‌های شما به یک جدول مرتب تبدیل شده است. اکسل به‌طور پیش‌فرض، یک سبک برای جدول اعمال می‌کند؛ اما نگران نباشید، ظاهر جدول را می‌توانید به دلخواه تغییر دهید.

 

 

نکته‌ها:

• می‌توانید چندین جدول در یک صفحه اکسل ایجاد کنید.
• برای خوانایی بهتر، بهتر است بین جدول‌ها یک ردیف و یک ستون خالی قرار دهید.

رسم جدول سفارشی در اکسل

در قسمت قبل، سریع‌ترین روش برای رسم جدول در اکسل را یاد گرفتیم. اما این روش همیشه از سبک پیش‌فرض استفاده می‌کند. اگر می‌خواهید جدولی با سبک دلخواه خودتان بسازید، مراحل زیر را دنبال کنید:

1. ابتدا روی هر سلولی از داده‌های خود کلیک کنید.
2. در تب Home و در گروه «Styles»، روی گزینه «Format as Table» کلیک کنید.
3. از بخش gallery ، سبک موردنظرتان را برای استفاده انتخاب کنید.
4. در کادر محاوره‌ای Create Table، درصورت نیاز محدوده داده‌ها را تنظیم کنید، تیک گزینه My table has headers را بزنید و روی OK کلیک کنید.

 

 

نکته: برای اعمال سبک انتخاب‌شده و حذف تمام قالب‌بندی‌های موجود، روی style راست کلیک کرده و گزینه remove all existing formatting را از منوی زمینه انتخاب کنید. حالا می‌توانید جدولی با سبک دلخواه خود ایجاد کنید و داده‌های خود را به بهترین شکل نمایش دهید.

چطور قالب بندی جدول در اکسل را عوض کنیم؟

اگر استایل و قالب‌های پیش‌فرض جدول در اکسل چندان به دلتان نیست، به انتخاب خودتان می‌توانید قالب‌بندی را تغییر دهید. برای این کار:

• هرجای جدول را کلیک کنید تا کل جدول انتخاب شود.
• در نوار ابزار اکسل، تب Design را پیدا کنید.
• در گروه Table Styles استایل هرکدام را که مورد پسندتان بود، انتخاب کنید. 
• برای دیدن همه استایل‌ها روی فلش کوچک پایین سمت راست بزنید.

 

 

چگونه رنگ ردیف های جدول را به طور دلخواه عوض کنیم؟

برای زیباتر شدن جدول کشی در اکسل ، می‌توانید ردیف‌های دلخواه را به رنگ متفاوت دربیاورید. برای انجام این کار:

• داده‌ها را به‌صورت جدول مرتب کنید. کافی‌است بعد از انتخاب داده از تب Insert روی گزینه Table کلیک کنید.
• به تب Design رفته و روی یکی از سبک‌های جدول راست‌کلیک و گزینه Duplicate را انتخاب کنید.
• یک اسم برای سبک جدیدتان تعیین کنید.
• در قسمت «First Row Stripe» تعداد ردیف‌های موردنظرتان برای تغییر رنگ را انتخاب کنید. ما عدد ۲ را انتخاب کردیم.

 

 

• همین کار را برای «Second Row Stripe» نیز انجام دهید.
• اکنون با کلیک روی OK ، سبک و رنگ جدیدتان را ذخیره کنید. 
• حالا کافی‌است سبک جدیدتان را از Styles gallery جدول انتخاب کنید تا به‌شکل دلخواهتان رنگ‌آمیزی شود.

 

 

سبک‌های جدولی که می‌سازید، فقط در همان فایل اکسلی که ساختید، قابل استفاده هستند. اگر یک فایل اکسل جدید باز کنید، سبک‌های قبلی را نمی‌بینید. برای انتخاب سبک سفارشی‌تان به‌عنوان سبک پیش‌فرض، کافی‌است هنگام رسم جدول در اکسل و ساخت سبک جدید، تیک گزینه Set as default table style for this document را بزنید. 

 

 

اگر سبکی که ساختید، مطابق با خواسته شما نبود، کافی‌است برای تغییر آن روی سبک موردنظرتان راست کلیک کرده و گزینه  Modify را انتخاب کنید. در اینجا، دروازه دنیای خلاقیت برایتان باز می‌شود. از این قسمت، می‌توانید هر فونت، حاشیه و رنگ پس‌زمینه دلخواهی را انتخاب کنید. حتی می‌توانید از رنگ‌های گرادیان هم استفاده کنید.

 

 

اضافه کردن نمودار به جدول در اکسل

رسم نمودار در اکسل ساده‌تر از آن چیزی است که فکر می‌کنید. با چند کلیک ساده می‌توانید داده‌های خود را پس از رسم جدول در اکسل، به نمودارهای جذاب و گویا تبدیل کنید. 

۱. انتخاب داده ها

ابتدا داده‌هایی را انتخاب کنید که می‌خواهید نمودار براساس آن‌ها ساخته شود. با کشیدن موس می‌توانید سطر و ستون‌ها را انتخاب کنید.

 

 

۲. به تب «Insert» بروید

پس از انتخاب داده‌ها، به تب «Insert» در نوار ابزار بالای صفحه بروید. این تب شامل ابزارهای مختلفی برای اضافه‌کردن نمودارها و گراف‌ها است.

۳. نوع نمودار را انتخاب کنید 

در تب «Insert»، انواع مختلفی از نمودارها را مشاهده خواهید کرد. براساس نیاز خود، یکی از نمودارها را انتخاب کنید. برای مثال، ما گزینه Column Chart و Clustered Column را انتخاب کردیم.

 

 

۴. نمودار موردنظرتان را ایجاد کنید

در رسم جدول در اکسل ، پس از انتخاب نوع نمودار، روی آن کلیک کنید. اکسل به‌صورت خودکار نموداری براساس داده‌های انتخابی شما ایجاد می‌کند و آن را در صفحه قرار می‌دهد.

۵. تنظیمات نمودار

حالا که نمودار شما ایجاد شده است، آن را با استفاده از ابزارهای موجود در تب «Chart Tools» می‌توانید تنظیم کنید. این ابزارها به شما امکان می‌دهند تا رنگ‌ها، برچسب‌ها، عنوان‌ها و سایر ویژگی‌های نمودار را تغییر دهید.

۶. ذخیره و اشتراک گذاری

پس از تنظیم نمودار و قراردادن آن در محل مناسب، فایل خود را ذخیره کنید. حالا می‌توانید این فایل را با دیگران به اشتراک بگذارید یا آن را چاپ کنید. برای انجام تغییرات بیشتر، می‌توانید ازطریق دو تب Chart Design و Format ، تغییرات موردنظرتان را اعمال کنید.

مدیریت جداول در اکسل

مدیریت جدول در اکسل به شما کمک می‌کند تا داده‌های خود را به‌صورت منظم و کارآمد نگه دارید. در اینجا نحوه تغییر نام جدول، به‌روزرسانی، اضافه و حذف کردن سطر و ستون‌ها را به‌صورت گام‌به‌گام بررسی می‌کنیم.

تغییر نام جدول در اکسل

هنگام رسم جدول در اکسل، این نرم‌افزار به‌طور پیش‌فرض به جدولتان یک اسم مثل Table1 و Table2 می‌دهد. اگر چند جدول داشته باشید، این اسامی برایتان دردسرساز می‌شوند. بهتر است اسم جدول را به نام معنی‌دار باتوجه به دیتای هرجدول تغییر دهید. حالا چطور اسم جدول را عوض کنیم؟

1. جدول موردنظر را انتخاب کنید.
2. در نوار ابزار بالای اکسل، زبانه‌ای به اسم Table Design می‌بینید. روی آن کلیک کنید.
3. در قسمت Table Name اسم قبلی را پاک و اسم جدید و را تایپ کنید.

 

 

نکته: اگر می‌خواهید همه اسامی جداولتان را به‌طور یک‌جا مشاهده کنید، کلیدهای Ctrl و F3 رو باهم فشار دهید. پنجره‌ای باز می‌شود که همه اسامی جداول را در آن خواهید دید.

مرتب سازی جدول در اکسل

برای مرتب‌سازی داده‌ها در یک ستون خاص، کافی‌است روی فلش کشویی در سربرگ آن ستون کلیک کرده و سپس گزینه مرتب‌سازی صعودی یا نزولی را انتخاب کنید.

 

 

به روزرسانی و ویرایش داده های جدول در اکسل

فرض کنید یک لیست خرید دارید که هرروز تغییر می‌کند یا یک جدول نمرات که هر ترم به‌روز می‌شود. اکسل به شما کمک می‌کند تا این تغییرات را به‌راحتی و سریع اعمال کنید.

۱. ویرایش مستقیم سلول‌ها

• روی سلولی که می‌خواهید تغییر دهید، کلیک کنید.
• مقدار جدید را تایپ کرده و Enter را بزنید.

 

 

۲. کپی و پیست کردن داده‌ها

• داده‌های جدید را از یک منبع دیگر (مثلاً یک فایل اکسل دیگر یا یک صفحه وب) کپی کرده یا هم‌زمان کلید (Ctrl+C) را فشار دهید.
• روی سلول ابتدایی محدوده مقصد کلیک کرده و داده‌ها را پیست کرده یا روی کلیدهای (Ctrl+V) بزنید.

 

 

۳. پرکردن سریع سلول‌ها با یک کلیک

یکی از بهترین ویژگی‌ها در جدول کشی در اکسل ، قابلیت خودکار پرکردن سلول‌هاست. با این قابلیت می‌توانید خیلی سریع، یک‌سری سلول را با یک الگو یا دنباله پر کنید. 

• مقدار اولیه را وارد کنید.
• محدوده سلول‌های موردنظرتان را انتخاب کنید.

 

 

• علامت مثلث کوچک کناری در پایین سمت راست سلول انتخاب‌شده را بکشید. 

 

 

• اکسل به‌صورت خودکار، بقیه سلول‌ها را با الگوی موردنظرتان پر می‌کند.

 

 

۴. استفاده از فرمول‌ها

اکسل با استفاده از فرمول‌ها و توابع جادویی، اطلاعات شما را مثل آب‌خوردن محاسبه می‌کند. شما با نوشتن فرمول در سلول‌ها، می‌توانید بین اطلاعات مختلف ارتباط برقرار کرده و محاسبات را به‌طور خودکار انجام دهید.

• برای نوشتن فرمول در رسم در اکسل ، علامت مساوی (=) را در سلول موردنظرتان تایپ کنید.
• سپس فرمول را با استفاده از سینتکس اکسل، آدرس سطر و ستون سلول‌ها بنویسید.

به مثال زیر توجه کنید: 

• سلول C1 را انتخاب کنید.
• علامت مساوی را بنویسید.
• سلول A1 را انتخاب کنید.
• علامت جمع را وارد کنید.
• سلول A2 را انتخاب کنید.

 

 

• Enter را فشار دهید.

 

 

اگر چندین ردیف داشتید، کافی‌است شماره آخرین ردیف را وارد کنید. برای مثال، در تصویر زیر، ما جمع B3 تا ردیف‌ ۶ را محاسبه کردیم:

 

 

با توابع آماده اکسل مثل SUM می‌توانید جمع بزنید، با AVERAGE میانگین بگیرید، با MAX بزرگ‌ترین عدد و با MIN کوچک‌ترین عدد را پیدا کنید. این فرمول‌ها مثل دستیاران کوچکی هستند که فرمول‌نویسی را راحت می‌کنند.

۵. حذف کردن اطلاعات تکراری از جدول در اکسل

یکی از قابلیت‌های فوق‌العاده اکسل، حذف‌کردن سطرهای تکراری از جدول است. فقط کافی است مراحل زیر را دنبال کنید:

1. روی تب (Design) کلیک کنید.
2. در گروه (Tools)، گزینه (Remove Duplicates) را انتخاب کنید.
3. در پنجره‌ای که باز می‌شود، ستون‌هایی که داده تکراری دارند، انتخاب کنید.
4. روی (OK) کلیک کنید و تمام.

 

 

۶. به‌روزرسانی از منابع خارجی

اگر داده‌های شما از یک منبع خارجی مانند پایگاه داده یا فایل متنی تغذیه می‌شود، می‌توانید از قابلیت‌های اکسل برای به‌روزرسانی خودکار آن‌ها استفاده کنید. برای این کار، باید سراغ قابلیت Power Query بروید که در این مقاله، به‌طور کامل پاور کوئری و قابلیت‌های فوق‌العاده آن را بررسی کردیم.

اضافه و حذف کردن سطرها و ستون ها

در ادامه روال رسم جدول در اکسل، برای حذف و اضافه‌کردن سطر و ستون، هیچ هفت‌خانی در مسیرتان نیست! تنها کافیست روال زیر را به‌کار ببرید: 

اضافه کردن سطر یا ستون جدید در اکسل

• راه سریع: در سلولی که پایین یا سمت راست جدول قرار دارد، چیزی تایپ کنید. خود اکسل متوجه می‌شود که قصد اضافه‌کردن یک سطر یا ستون را دارید.
• اضافه‌کردن سطر جدید وسط جدول: اگر می‌خواهید سطر جدیدی وسط جدول اضافه کنید، روی سلول بالایی، یعنی جایی که می‌خواهید سطر جدید اضافه شود، کلیک راست کنید. سپس روی «Insert» و درنهایت «Table Rows Above» بزنید.

 

 

اضافه کردن ستون جدید وسط جدول در اکسل

این روش نیز مشابه اضافه‌کردن سطر است. روی سلول سمت چپ، جایی که می‌خواهید ستون جدید اضافه شود، کلیک راست کنید. سپس روی «Insert» و بعد «Table Columns to the Left» بزنید.

حذف کردن سطر یا ستون جدول در اکسل

روی هر سلولی از سطر یا ستونی که قصد حذف آن را دارید، کلیک‌راست کنید. بعد روی «Delete» و سپس «Table Rows» یا «Table Columns» بزنید. به‌همین‌ سادگی!

 

 

جمع بندی: در اکسل چگونه جدول بکشیم؟

رسم جدول در اکسل به شما کمک می‌کند تا گزارش‌های حرفه‌ای و منظم بسازید و اطلاعات را بهتر تحلیل کنید. در این مقاله بررسی کردیم:

• چطور یک جدول جدید در اکسل بسازیم.
• چگونه داده‌ها را در جدول وارد کرده و آن‌ها را ویرایش و مرتب کنید.
• چطور ظاهر جدول خود را شخصی‌سازی کنید.
• چگونه از فرمول‌نویسی و نمودار در جدول استفاده کنیم.

امیدواریم با این آموزش ساده و گام‌به‌گام، با جدول کشی در اکسل ارتباط مسالمت‌آمیز برقرار کرده باشید. در آموزش‌های بعدی، سراغ فرمول‌نویسی در اکسل می‌رویم و خواهید دید با اکسل، محدودیتی برای خلاقیت شما وجود ندارد.