حذف ردیف‌های خالی در اکسل

حذف ردیف‌های خالی دراکسل به کار شما نظم می‌دهد. اگر شما جز آن دسته افرادی هستید که روزانه با جداول بزرگی همچون اکسل کار می‌کنید با مشکل ردیف‌های خالی در اکسل مواجه شده‌اید. این ردیف‌های خالی و بدون محتوا، تشخیص صحیح دامنه داده‌ها را توسط ابزارهای گوناگون اکسل (مرتب‌سازی، جمع‌های فرعی، حذف داده‌های تکراری) دچار مشکل خواهد کرد.

در صورت اعمال ابزارهای مختلف در اکسل، با وجود ردیف‌های خالی در اکسل، نتایج محاسبات به‌درستی انجام نمی‌شود. شناسایی و تصحیح خطاها، ساعت‌ها زمان خواهد برد؛ بنابراین حذف ردیف‌های خالی در اکسل برای کسب نتایج درست، لازم و ضروری است.

در این مقاله، به بررسی راه‌های مختلف حذف ردیف‌های خالی در اکسل و جلوگیری از ورود و ثبت داده‌های تکراری در اکسل خواهیم پرداخت.

چرا باید ردیف‌های خالی را در اکسل حذف کنیم؟

ردیف‌های خالی در اکسل به دلایلی مختلفی در اکسل پدیدار می‌شوند. ممکن است کتاب کار اکسل را از فرد دیگری دریافت کنید، یا در نتیجه صادرات داده‌ها از شرکت‌هایی که با آن‌ها همکاری دارید، کتاب کار اکسل را دریافت کرده باشید، یا به‌صورت دستی بعضی از داده‌ها را به طور ناخواسته حذف کرده باشید. در هر حالت با حذف این ردیف‌های خالی، یک جدول زیبا و تمیز خواهید داشت.

وجود ردیف‌های خالی در اکسل، تأثیر منفی در تحلیل داده‌ها دارد. در محاسبات اکسل ردیف‌های خالی با مقادیر صفر محاسبه می‌شوند و این امر بعضی از محاسبات را دچار مشکل خواهد کرد. اگر حجم داده‌های زیادی را در اکسل مورد تحلیل قرار دهید با وجود این ردیف‌های خالی، احتمالا نتایج و خطاهای بیشتری را دریافت خواهید کرد.

ردیف‌های خالی در اکسل باعث افزایش حجم داده‌ها می‌شود و دقت تحلیل داده‌ها را کاهش می‌دهد. جداول اکسل بدون ردیف‌های خالی در اکسل، خوانایی و تمیزی، مجموعه‌داده‌ها را افزایش می‌دهد.

توضیحات بیان شده، اهمیت حذف ردیف‌های خالی در اکسل را نشان می‌دهد.

 

روش‌های مختلف حذف ردیف‌ های تکراری در اکسل

برای حذف ردیف‌های خالی در اکسل راه‌های مختلفی وجود دارد. برای حذف این ردیف‌های خالی باید به دو نکته توجه داشت.

-تعداد ردیف‌های خالی، کم است یا زیاد؟

-ردیف‌های خالی در بعضی از سلول‌ها حاوی داده و اطلاعات هستند یا خیر؟

حذف دستی ردیف‌های خالی در اکسل

اگر ردیف‌های خالی موجود در اکسل، تعداد کمی داشته باشند، سریع‌ترین و راحت‌ترین روش برای حذف این ردیف‌ها، حذف دستی است.

-ابتدا روی ردیف خالی کلیک کنید.

– برای انتخاب چندین ردیف با استفاده از کلید ctrl، ردیف‌های خالی موردنظر را انتخاب کنید.

-روی ردیف‌های خالی، کلیک راست کنید و گزینه Delete  را بزنید.

 

 

-این روش به‌صورت دستی، ردیف‌های خالی را حذف می‌کند.

-برای حذف داده‌هایی که به آن‌ها نیازی ندارید، این روش کاربرد دارد.

حذف ردیف‌ های خالی در اکسل با دستور find &  select

اگر تعداد ردیف‌های خالی در اکسل زیاد باشند، روش قبل که روش دستی بود سریع‌ترین راه ممکن نیست. برای حذف ردیف‌های خالی دراکسل به روش find & select  عمل می‌کنیم.

-بازه ستون‌هایی  که حاوی ردیف‌های خالی هستند را انتخاب کنید.

-برای نمونه در تصویر زیر بازه A تا G  را انتخاب کرده‌ایم.

– مسیر Find & Select > (Editing Group) Home >  Go To Special

را دنبال کنید.

 

 

کادری نمایش داده می‌شود که در این کادر گزینه Blanks  را بزنید و ok کنید.

 

 

-با انجام مراحل بالا، تمامی ردیف‌های خالی برای شما نمایش داده می‌شوند.

 

-اگر بر روی هر یک از ردیف‌های خالی کلیک راست کنید و گزینه Delete را بزنید، کادری برای شما باز می‌شود که شامل چند گزینه است.

 

 

– در این مورد، هیچ‌گونه سلولی در مجاورت بازه انتخاب شده وجود ندارد، پس گزینه Entire row  را انتخاب می‌کنید.

 

– اگر سلول‌های کناری، حاوی داده باشند، می‌توان از گزینه Shift cells up  استفاده کرد، تا ردیف‌های غیر خالی به بالا جابه جا شوند.

 

حذف ردیف‌ های خالی در اکسل با دستور Find And Replace

روش انجام حذف ردیف‌های خالی با دستور Find And Replace ، تا حدودی شبیه به روش قبل است.

Find And Replace ، تمامی سلول‌های فاقد داده را شناسایی می‌کند و سریعاً اقدام به حذف این ردیف‌ها می‌کند.

– با فشردن کلیدهای ترکیبی  Ctrl+F کادری با عنوان FindAnd Replace باز می‌شود.

 

– می‌توان از مسیر Find > find & select  نیز این کار را انجام داد.

 

– از کادر Find زبانه Find را انتخاب کنید.

– Find what  را خالی بگذارید.

 – گزینه Match entire cell contents  را انتخاب کنید.

 

– گزینه within  را روی Search  قرار دهید.

 

– Sheet را روی rows  تنظیم کنید.

 

– Look in را روی Values  بگذارید.

 

– روی Find All بزنید تا تمامی سلول‌های خالی را شناسایی کند.

 

 

-با استفاده از روش Delete  تمامی ردیف‌های خالی را حذف کنید.

 

حذف ردیف‌ های خالی در اکسل با فیلتر

دو روش قبل که توضیح داده شد، برای حذف ردیف‌هایی از اکسل که تمامی سلول‌های آن‌ها خالی است، مناسب است. گاهی بعضی از سلول‌های این ردیف‌ها، حاوی داده و اطلاعات هستند و با روش‌های ذکر شده، نمی‌توان تمامی ردیف‌ها را خالی در نظر گرفت و اقدام به حذف کل ردیف کرد. راه‌حل دیگری برای رفع این مشکل در اکسل وجود دارد. همان‌طور که در تصویر زیر مشاهده می‌کنید، ردیف ۶ و ۱۱ کاملاً خالی نیستند؛ ولی ردیف ۱۴ و ۱۸ خالی هستند.

 

 

برای حذف چنین ردیف‌هایی از روش فیلتر استفاده می‌کنیم.

 

– همه ستون‌هایی که قصد انجام، روش فیلتر را بر روی آن‌ها دارید را انتخاب کنید.

-پس از آن مسیر Ribbon > Data

Tab > Sort & Filter Group > Filter را دنبال کنید.

 

 

–        ردیف‌های کاملاً خالی را از ردیف‌های حاوی داده، فیلتر و جدا می‌کنیم. برای انجام این قسمت، روی فلش ستون B می‌زنیم و تیک Select All را بردارید و گزینه Blanks را انتخاب کنید.

 

 

-روی تک‌تک ستون‌ها، عملیات فیلتر را انجام داده تا ردیف‌های کاملاً خالی مشخص شوند.

 

–        ردیف‌های فیلتر شده را انتخاب کنید و گزینه Home  را از میان زبانه‌ها انتخاب کنید.

-این مسیر را Delete  Sheet Rows

Delete  را انجام دهید.

 

 

به زبانه Data  برگردید. در اینجا تمامی ردیف‌هایی که خالی از داده بودند، حذف شده‌اند و ردیف‌هایی که دارای سلول‌های حاوی اطلاعات هستند، باقی‌مانده‌اند.

 

 

– برای حذف این سلول‌ها، به روش دستی اقدام کنید.

 

حذف ردیف‌ های خالی در اکسل با مرتب‌ سازی داده‌ ها

این روش، روشی ساده برای حذف ردیف‌های خالی در اکسل است. در حالت مرتب‌سازی داده‌ها، ردیف‌های خالی در کنار هم قرار می‌گیرند و سپس با روش‌های که تاکنون گفته شد، اقدام به حذف این ردیف‌ها کنید.

– بازه داده‌های خود را انتخاب کنید.

-زبانه Data  را بزنید.

– در گروه Sort & Filter یکی از گزینه‌های Sort A to Z و یا A  Sort Z to را انتخاب کنید تا داده‌ها به‌صورت صعودی و یا نزولی مرتب شوند. در هر دو حالت، ردیف‌های خالی در انتهای بازه قرار می‌گیرند.

 

 

–   امکان برگشت به حالت اولیه با کمک اندیس وجود دارد. به‌موجب این کار، قبل از مرتب‌سازی به یکی از ستون‌ها اندیس دهید. از دیالوگ Sort برای مرتب‌سازی داده‌ها بر اساس مقادیر اندیس استفاده می‌شود.

 

 

 نکات و ترفندهایی برای جلوگیری از ورود داده‌های تکراری

فرض کنید، حجمی از داده‌های نامرتب و تکراری دارید که برای شما مهم است  که شماره‌های تکراری وارد اکسل نشود.

 

راه‌حل پیشنهادی چیست؟

ابزار Data Validation  یک ابزار کارآمد برای بررسی داده‌های وارد شده به اکسل است. این ابزارصحت داده‌های ورودی را طبق شرایط خواسته شما بررسی می‌کند.

 

اجرای Data Validation در اکسل

-محدوده ایی که قرار است بررسی شود را انتخاب کنید.

 

– از زبانه Data روی گزینه Data Validation  کلیک کنید.

 

 

-روی Data Validation کلیک کنید و از قسمت Setting  بخش Allow در کادر کشویی انتخاب کنید.

 

-Custom  را انتخاب و در بخش Formula فرمول زیر را وارد کنید.

COUNTIF($G$3:$G$10;G3)=1=

 

 

این تابع، برای شمارش شرطی در اکسل کاربرد دارد. اگر شرط ما این باشد که داده‌های وارد شده، تکرار نشوند، این تابع ورودی‌های جدید را با وردی‌های قبلی مقایسه می‌کند که تکرار داده‌ها اتفاق نیفتد.

سفارشی کردن خطای نمایش‌ داده‌ شده توسط Data Validation

اگر در حالت قبل داده‌ تکراری درج شود، یک پیام خطا نمایش داده می‌شود.

این پیام قابلیت سفارشی‌سازی دارد. برای این کار از زبانه Error Alert  متن موردنظرمان را تایپ می‌کنیم و در ادامه ok  را می‌زنیم.

 

 

اگر داده تکراری در اکسل وارد شود، این پیام‌نمایش داده می‌شود.

 

 

در بخش Error Alert چند نوع هشدار قرار دارد. STOP  ، Warning ، Information  سه هشدار مختلف در ابزار Data Validation است که هر کدام کاربرد متفاوتی دارند.STOP یک هشدار بازدارنده است. Warning هشدار معمولی است که اگر شما تأیید کنید، اطلاعات ثبت خواهند شد.Information  هشداری فقط جهت اطلاع است و اجازه ثبت هر داده ایی را به کاربر می‌دهد.

جمع‌ بندی

ردیف‌های خالی در اکسل استفاده از بعضی از ابزارهای اکسل مخصوصاً، ابزارهای محاسباتی را دچار مشکل می‌کند. کارهای مالی مختلف مانند امور مالی بانک‌ها و یا شرکت‌ها به محاسبات دقیق نیاز دارد. حذف ردیف‌های خالی در اکسل باتوجه‌به تعداد ردیف‌های خالی ویا وجود سلول‌های حاوی اطلاعات در این ردیف‌ها، متفاوت است. ما در این مقاله در سایت نیک آموز این راه‌ها را بررسی کردیم. اگر در کار با اکسل هر گونه تجربه کارآمد‌ی دارید، این تجربه مفید را با ما و دیگران به اشتراک بگذارید.