آموزش تبدیل ورد به اکسل با روش های ساده و کاربردی

تبدیل ورد به اکسل از جمله چالش‌های رایج افرادی است که با این دو ابزار آفیس کار می‌کنند و نیاز به انتقال داده‌ها دارند؛ به‌ویژه اگر بحث منتقل‌کردن جدول‌ها و نمودارها به اکسل باشد.

اگر جزو کسانی هستید که تک‌تک داده‌ها را در سلول‌های اکسل کپی و پیست می‌کنید، این مقاله را بخوانید تا با راه‌های ساده‌تر و سریع‌تر تبدیل Word به Excel آشنا شوید. ابتدا روش‌های دستی و سپس با ابزارهای آنلاین انجام این کار را بررسی می‌کنیم.

روش های دستی تبدیل اطلاعات ورد به اکسل

در این بخش، با دو روش دستی برای تبدیل ورد به اکسل آشنا می‌شویم. اگر استفاده از این روش‌ها را به ابزارهای آنلاین ترجیح می‌دهید، این بخش مناسب شماست.

روش اول: کپی و پیست کردن داده ها

در ابتدای مقاله به این روش اشاره کردیم، اما حالا می‌خواهیم آن را بیشتر توضیح دهیم؛ البته بدون اینکه داده‌هایتان به هم بریزند. برای استفاده از این روش، مراحل زیر را دنبال کنید:

1. فایل وردی را که قصد دارید به اکسل تبدیل کنید، باز کنید.
2. برای انتخاب تمام داده‌ها، Ctrl+A را بزنید یا با کلیک‌کردن و کشیدن روی داده‌ها، بخش خاصی را انتخاب کنید.

3. حالا Ctrl+C را بزنید تا داده‌های انتخاب‌شده کپی شوند.
4. یک صفحۀ جدید یا موجود اکسل را باز کنید.
5. روی هرجایی که می‌خواهید داده‌ها قرار بگیرند، کلیک کنید.
6. سپس Ctrl+V را بزنید یا کلیک راست کنید و گزینۀ Paste را انتخاب کنید.
7. می‌توانید داده‌ها یا جدول را با استفاده از گزینه‌های Source Formatting (حفظ قالب مبدأ) یا Destination Formatting (حفظ قالب مقصد) در اکسل قرار دهید.

روش دوم: وارد کردن داده ها (Importing)

این روش نسبت به مورد قبلی حرفه‌ای‌تر است و می‌تواند تبدیل ورد به اکسل را به‌یک‌باره انجام دهید. مراحل زیر را برای استفاده از این روش انجام دهید:

1. فایل ورد را باز کنید و به سمت File > Save As بروید.

2. مقصدی را که قرار است داده‌ها به آن منتقل شوند، انتخاب کنید و نام آن را تغییر دهید.
3. حالا Plain Text را در لیست Save as Type انتخاب کنید. زمانی که یک باکس جدید باز شد، گزینه OK را انتخاب کنید.

   

4. روی گزینه Save کلیک کنید تا از فایل ورد به‌صورت متن خروجی بگیرید.
5. فایل اکسل را باز کنید. از بخش Data مسیر Get External Data و From Text را دنبال کنید تا متن ورد به اکسل منتقل شود.
6. در Text Import Wizard، گزینۀ Delimeted را انتخاب کنید.

   

7. تنظیمات را با توجه به نیازهای خود تغییر دهید و سپس روی گزینۀ Finish کلیک کنید.
8. در مرحله آخر، یک فایل موجود یا جدید اکسل را برای واردکردن داده‌ها انتخاب کنید و روی گزینۀ OK بزنید. در آخر هم فایل اکسل حاوی داده‌های ورد را ذخیره کنید.

استفاده از روش‌های دستی تبدیل ورد به اکسل را فقط زمانی توصیه می‌کنیم که فایل ورد شما صرفاً حاوی داده‌ها و جدول‌های پیچیده نباشد. در غیر این صورت، باید زمان زیادی را برای تنظیم قالب‌بندی داده‌ها در اکسل صرف کنید.

استفاده از ابزار های آنلاین برای تبدیل ورد به اکسل

اگر از روش‌های دستی تبدیل ورد به اکسل خسته شده‌اید و تمایلی به نصب نرم‌افزارهای انجام این کار هم ندارید، ابزارهای آنلاین گزینه خوبی برای شما هستند. البته این روش برای افرادی مناسب‌تر است که نیازی به تبدیل مکرر یک فایل ورد به اکسل ندارند و صرفاً هرازگاهی می‌خواهند این کار را انجام دهند.

پیش از اینکه به‌سراغ معرفی ابزارهای آنلاین برویم، به این نکات توجه کنید:

• فایل‌های بسیار خصوصی یا حاوی اطلاعات خاص را در این ابزارها آپلود نکنید، چون ممکن است خطر احتمالی نشت اطلاعات را به همراه داشته باشد.
• فایل‌های بزرگ و سنگین ورد را آپلود نکنید، چون سرعت تبدیل آن‌ها بسیار کند خواهد بود یا حتی ممکن است در نیمه راه متوقف شود.
• بررسی مجدد خروجی اکسل در این روش بسیار ضروری است؛ به‌خصوصی زمانی که فایل ورد شما قالب‌بندی پیچیده‌ای دارد.

روش اول: سایت iLovePDF

سایت iLovePDF یک پلتفرم مبتنی بر وب است که بیش از ۲۵ ابزار را برای ساده‌کردن تبدیل اسناد مختلف به یکدیگر ارائه می‌دهد. البته برای تبدیل ورد به اکسل با این سایت، باید ابتدا فایل ورد را به PDF تبدیل کنید. سپس با انتخاب خدمات تبدیل PDF به Excel، فایل را با فرمت مناسب تحویل بگیرید.

البته برای استفاده رایگان از خدمات این سایت، با محدودیت استفاده مواجه هستید. یعنی هرروز می‌توانید ۳ فایل ورد را به پی‌دی‌اف و فقط ۱ فایل PDF را به اکسل تبدیل کنید.

روش دوم: سایت CoolUtils

سایت CoolUtils هم یک ابزار رایگان است که به‌صورت آنلاین، به کاربران امکان می‌دهد تا فایل‌های مختلف را به فرمت‌های گوناگون تبدیل کنند. البته اگر قصد استفاده از خدمات ویژه این پلتفرم مانند تبدیل گروهی فایل‌ها یا مدیریت فایل‌های سنگین را دارید، باید نسخه کامل CoolUtils را خریداری کنید.

استفاده از این ابزار آنلاین بسیار ساده است. کافی است فایل ورد را آپلود کنید و سپس با انتخاب گزینه اکسل از منوی Convert to، فایل را با فرمت جدید تحویل بگیرید.

نحوه تبدیل جداول ورد به اکسل

تبدیل جداول ورد به اکسل یکی از نیازهای روزمره افرادی است که با گزارش‌دهی و تجزیه‌وتحلیل داده‌ها سروکار دارند. انجام این کار به شیوه تخصصی، به شما در مدیریت داده‌های پیچیده کمک می‌کند و دیگر مشکلی از بابت مرتب‌سازی، فیلترکردن و اعمال فرمول‌های پیچیده ندارید.

در ادامه، مراحل تبدیل جداول ورد به اکسل را توضیح می‌دهیم.

مرحله اول: کپی کردن جدول از ورد

فایل ورد را باز کنید و جدولی را که می‌خواهید انتقال دهید، پیدا کنید. کل جدول را انتخاب کنید و بعد از کلیک راست، گزینه Copy را بزنید. می‌توانید از میانبر Ctrl+C هم استفاده کنید.

مرحله دوم: پیست کردن جدول در اکسل

یک صفحه اکسل جدید یا موجود را باز کنید؛ همان صفحه‌ای که قرار است جدول به آن منتقل شود. روی سلولی که می‌خواهید جدول از آن شروع شود، کلیک راست کنید، گزینه Paste را بزنید یا از میانبر Ctrl+V استفاده کنید.

مرحله سوم: تنظیم داده ها

ممکن است لازم باشد که عرض ستون‌ها یا ارتفاع ردیف‌های جدول را تنظیم کنید تا داده‌ها به‌درستی درج شوند. همچنین می‌توانید از ویژگی «Format as Table» اکسل برای اعمال قالب‌بندی و فیلترکردن برخی داده‌ها استفاده کنید.

مرحله چهارم: مدیریت داده های پیچیده

برای جدول‌هایی که حاوی داده‌های پیچیده مثل فرمول‌ها و لینک‌ها هستند، ممکن است نیاز به انجام مراحل بیشتری داشته باشید؛ مثل افزودن مجدد فرمول‌ها یا لینک‌ها به‌صورت دستی یا استفاده از برخی ویژگی‌های اکسل که برای پردازش بیشتر داده‌ها به‌کار می‌روند.

مرحله پنجم: تجزیه و تحلیل داده ها

هنگامی که جدولتان به‌درستی در اکسل قالب‌بندی شد، می‌توانید از ابزارهای تجزیه‌وتحلیل داده‌ها استفاده کنید. این می‌تواند شامل مرتب‌سازی و فیلترکردن داده‌ها، خلاصه‌کردن یا هایلایت‌کردن معیارها و اطلاعات کلیدی باشد.

معرفی نرم افزار های تبدیل ورد به اکسل

علاوه‌بر روش‌های دستی و ابزارهای آنلاین، تبدیل ورد به اکسل با استفاده از بعضی نرم‌افزارها هم امکان‌پذیر است. در این بخش، دو مورد از بهترین نرم‌افزارهای انجام این کار و امکانات آن‌ها را معرفی می‌کنیم.

Batch Word to Excel Converter

این نرم‌افزار برای تبدیل آسان فایل‌های ورد به اکسل استفاده می‌شود که رابط کاربری ساده‌ای دارد و امکان انجام این کار را به‌راحتی و فقط با چند کلیک ساده فراهم کرده است. با نرم‌افزار Batch Word to Excel Converter می‌توانید فایل‌های ورد را به‌صورت دسته‌ای و گروهی هم به اکسل تبدیل کنید و فایل‌ها را در مسیر دلخواهتان در سیستم ذخیره کنید.

مهم‌ترین قابلیت‌های این نرم‌افزار عبارتند از:

• سرعت بسیار بالای تبدیل فایل‌ها
• امکان اجرای عملیات از طریق خط فرمان
• امکان تبدیل دسته‌جمعی فایل‌های ورد به اکسل
• امکان تبدیل فرمت فایل‌های doc/docx در یک پوشه
• پشتیبانی از Drag & Drop فایل‌ها و انتخاب از منوی کلیک راست

Okdo Document Converter Professional

یک نرم‌افزار ساده و قدرتمند دیگر برای تبدیل ورد به اکسل است که فایل‌ها را فقط با یک کلیک تبدیل می‌کند و استفاده از آن بسیار آسان است. با این نرم‌افزار می‌توانید تمام فایل‌ها را به یکدیگر تبدیل کنید و برای استفاده نیازی به نصب برنامه Adobe Acrobat ندارید. قابلیت‌های کلیدی این نرم‌افزار به شرح زیر هستند:

• پشتیبانی از افزودن کل پوشه برای تبدیل
• پشتیبانی از تبدیل دسته‌ای فایل‌ها به یکدیگر
• ذخیره فایل‌های تبدیل‌شده به یک لیست
• حفظ طرح اصلی، متن‌ها، تصاویر و…

راهکارهای رفع مشکلات رایج در تبدیل ورد به اکسل

زمانی که در حال تبدیل ورد به اکسل هستید، ممکن است با چالش‌های روبه‌رو شوید. این مشکلات بسیار رایج هستند، اما برطرف‌کردن آن‌ها هم ساده است و جایی برای نگرانی باقی نمی‌گذارد. بیایید چند مورد از این چالش‌ها و راهکار رفع آن‌ها را بررسی کنیم.

به خطر افتادن امنیت فایل

زمانی که تبدیل ورد به اکسل را به‌صورت آنلاین انجام می‌دهید، ممکن است با خطر لو رفتن و انتشار داده‌های حساس مواجه شوید؛ به‌خصوص اگر ابزار تبدیل، کپی فایل‌های شما را در سرورهای خود ذخیره کند.

برای رفع این مشکل باید از ابزارهایی استفاده کنید که حفظ حریم خصوصی و امنیت داده‌ها را تضمین می‌کنند و مطمئن شوید که فایل‌های شما بعد از تبدیل حذف می‌شوند. برای داده‌های بسیار حساس، از روش‌های آفلاین یا تبدیل‌های مستقیم در مایکروسافت آفیس پایبند بمانید تا امنیت فایل‌هایتان را حفظ کنید.

زمان طولانی تبدیل

تبدیل فایل‌های بزرگ با داده‌های پیچیدۀ ورد به اکسل می‌تواند زمان‌بر باشد؛ به‌ویژه زمانی که از ابزارهای آنلاینی استفاده می‌کنید که فایل‌ها را روی سرورهای راه دور پردازش می‌کنند. برای به حداقل رساندن زمان تبدیل، فایل‌های بزرگ را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کنید. همچنین می‌توانید از نرم‌افزارهایی با قدرت پردازش بالا استفاده کنید که روند تبدیل ورد به اکسل را سریع‌تر می‌کنند.

حفظ یکپارچگی داده ها

گاهی اوقات تبدیل ورد به اکسل می‌تواند منجر به از بین رفتن قالب یا داده‌ها، به‌خصوص در جداول یا اسناد پیچیده‌تر شود. برای حل این چالش، فایل‌های اکسل را از نظر صحت و کامل‌بودن دوباره بررسی کنید. اگر داده یا قالب‌بندی به‌درستی منتقل نشده است، آن را به‌صورت دستی تنظیم کنید.

استفاده از ابزارهای پاک‌سازی و قالب‌بندی اکسل هم می‌تواند مفید باشد و به بازیابی ساختار و افزایش وضوح داده‌های شما کمک کند.

مدیریت داده های پیچیده

تبدیل فایل‌هایی که حاوی تصاویر، لینک‌ها یا قالب‌بندی پیشرفته هستند، می‌تواند منجر به مشکلاتی شود و این عناصر را به‌درستی منتقل نکند. برای فایل‌های این‌چنینی، بهتر است به‌سراغ روش‌های دستی بروید و این موارد را اضافه یا ویرایش کنید. برای هایپرلینک‌ها هم اکسل دارای ویژگی‌هایی است که به شما امکان می‌دهد تا لینک‌ها را گروهی اصلاح کنید.

سخن پایانی

تبدیل ورد به اکسل را می‌توان با استفاده از روش‌های مختلفی انجام داد؛ از روش‌های دستی و ابزارهای آنلاین گرفته تا نرم‌افزارهایی که برای تبدیل فایل‌های مختلف به یکدیگر طراحی شده‌اند و این کار را به‌صورت تخصصی انجام می‌دهند. در این مقاله با پرکاربردترین این روش‌ها آشنا شدیم و برخی چالش‌های تبدیل فایل ورد به اکسل را همراه با راهکارهایشان بررسی کردیم.